Industriekaufmann (m/w/d)

Aufgaben in der Buchhaltung

Im Prinzip ist die Buchhaltung die Organisationseinheit eines Unternehmens. Sie befasst sich mit Aufzeichnungen sämtlicher Geschäftsvorfälle, hauptsächlich anhand von Ausgaben und Einnahmen.

Eingangspost:
Die Eingangspost wird täglich von mir sortiert und an die jeweiligen Abteilungen verteilt. Rechnungen werden separat gesammelt, da sie die Buchhaltung nicht verlassen und ich diese anschließend bearbeite.

Kreditorenrechnungen:
Die Eingangsrechnungen, die wir per Post und auch per Mail erhalten, speichere ich im System ab und leite sie an die zuständigen Fachabteilungen weiter, damit diese von dort aus zur Bezahlung freigegeben werden.

Debitorenrechnungen:
Die Ausgangsrechnungen oder auch Gutschriften werden von mir, nach dem automatischen Buchen, in Briefumschläge verpackt und an die Debitoren versendet.

Zahlungen buchen:
Jeden Tag erstelle ich einen Zahllauf, der die zu zahlenden Rechnungen anzeigt. Wenn ich die Rechnungen nach ihrer Fälligkeit und ihrem Betrag geprüft habe, können sie gebucht und anschließend bezahlt werden.

Spesenabrechnungen:
Am Anfang des Monats bearbeite ich die Spesenabrechnungen unserer Außendienstmitarbeiter. Die Ausgaben werden von mir den jeweiligen Sachkonten zugeordnet. Anschließend werden sie gebucht und von uns erstattet.

Aufgaben beim Einkauf

Eine der Hauptaufgaben im Einkauf ist das Bestellen von Produkten. Dabei holen wir Angebote von verschiedenen Lieferanten ein, vergleichen Preise und entscheiden uns dann schließlich anhand verschiedener Kriterien für den für uns passenden Lieferanten.

Nachdem wir etwas bestellt haben, kontrollieren wir die danach zugesandte Auftragsbestätigung. Dort sind alle relevanten Daten der Bestellung wie Bestellnummer, Artikel, die Menge, der Preis und das Lieferdatum genannt. Es ist immer wichtig die AB’s genau mit der Bestellung abzugleichen, um Reklamationen vorzubeugen. Dann legen wir die AB’s, aber auch Bestellungen, Lieferscheine, Schriftverkehr in unserem Archivierungsprogramm ab, um stets den aktuellen Stand zu dokumentieren.

Außerdem kümmern wir uns im Einkauf um den Fuhrpark, also die Firmenwagen. Dabei kontrollieren wir die Tankabrechnungen und koordinieren unsere Pool-Autos.

Aufgaben im Export

Im Export treffen jeden Tag Aufträge aus der ganzen Welt ein. Dadurch haben wir viel Korrespondenz in Fremdsprachen, was die Abteilung sehr vielfältig macht.

Ich kümmere mich hier, genauso wie im Vertrieb, um die Erfassung von Kundenaufträgen und die Angebotserstellung. Besonders interessant ist es, wenn wir Container in andere Länder verschiffen. Dafür müssen wir vorab Zolldokumente erstellen und es muss ein Schiffsplatz gebucht werden. Dabei arbeiten wir auch eng mit unserer Spedition zusammen. Solche Aufträge gehen meist über mehrere Wochen bis wir alles geplant und alle Dokumente zusammen haben.

Die Ware wird dann zum Hafen, oftmals Rotterdam gebracht und wird dort verladen. Oftmals sind die Schiffe dann ca. vier Wochen unterwegs bis die Ware dann am Zielhafen eintrifft.

Außerdem pflege und aktualisiere ich die Objekte in unserer Objektdatenbank. So ist jeder, der das Objekt öffnet, über den aktuellen Stand informiert.

Aufgaben im Marketing

Als neuer Azubi durfte ich meine ersten Erfahrungen in der Abteilung Marketing sammeln. Nachdem nun der erste Monat meiner Ausbildung vergangen ist, hier ein kurzer Bericht über meine erste Abteilung.

Was heißt Marketing?

Marketing ist eine vielseitige und interessante Abteilung, in der die Vermarktung und Darstellung der Produkte und die Außenwirkung auf den Kunden im Mittelpunkt stehen. Diese Aufgaben bieten das Fundament um Neukunden zu akquirieren und den bestehenden Kundenstamm zu festigen.

Zu meinen täglichen Aufgaben gehört das Bearbeiten von Anfragen, die über unsere Homepage unter der Rubrik “Service & Tools“ eingehen. “Service & Tools“ bietet dem Kunden die Möglichkeit sich durch verschiedene Konfiguratoren eine Visualisierung eines kompletten Flachdachs oder Teile eines Flachdachs zu erstellen. Dem neu registrierten Nutzer verschicke ich nach seiner Erstanmeldung ein Antwortschreiben, welches ihm neben ersten Informationen, einen persönlichen Ansprechpartner in seiner Region benennt.

Außerdem bearbeite ich Kundenanfragen bezüglich Informationsanforderungen wie z.B. Broschüren oder Preislisten und aktualisiere Adressen.

Eine weitere spannende und wichtige Aufgabe ist das Planen von Anzeigen in Zeitschriften für das kommende Jahr, hierbei fungiert der Mediaplan als eine Kostenübersicht und Planungshilfe. Als Grundlage werden die Mediadaten der jeweiligen Zeitschriften genutzt, welche Auskunft über Themen, Preise Formate und Erscheinungsdaten geben.

Die Abteilung Marketing steht im stetigen Kontakt mit anderen Abteilungen und Außendienstmitarbeitern was für mich als Azubi von Vorteil war, da ich schon von Beginn an einige Kollegen kennenlernen durfte.

Aufgaben im Bereich Vertrieb

Die Abteilung Vertrieb ist eine der vielfältigsten Abteilungen in unserem Haus.

Somit sind auch meine Aufgaben als Azubi sehr abwechslungsreich. Angefangen bei der engen Zusammenarbeit mit unseren Außendienstmitarbeitern über die Kundenbetreuung, bei der ich Kundengespräche vorbereite, durchführe und nachbereite sowie Einzelheiten der Auftragsabwicklung mit Kunden vereinbare, bis hin zu der Erstellung von Angeboten und Aufträgen. Zudem befasse ich mich mit der Pflege und dem Anlegen von Objekten und Kundenadressen, mit der Bearbeitung von Retouren inklusive Gutschrifts- und Rechnungserstellung.

Die zentrale Aufgabe liegt jedoch darin per Mail oder Fax eingehende Bestellungen von unseren Kunden zu bearbeiten.

Nach genauer Prüfung, ob für uns alle relevanten Daten, angegeben wurden, wird mit der Bearbeitung der Bestellung begonnen.

Alle Positionen werden in einem Auftrag erfasst und auf Richtigkeit überprüft. Im Anschluss daran, kann die Ware zur Produktion bzw. zum Versand freigegeben werden.

Im letzten Schritt erhält der Kunde eine Auftragsbestätigung, auf der er noch einmal alles mit seiner Bestellung abgleichen kann.

Aufgabenim Bereich LET

Die Aufgaben als Auszubildender in der Abteilung LET (Luft, - Entwässerung – und Tageslichtsysteme) sind abwechslungsreich und interessant.

Die Hauptaufgaben in der LET sind unteranderem das Bearbeiten und Abschließen von Fertigungsaufträgen, die Bedarfsermittlung sowie das Bearbeiten und Buchen von Retouren.

In Fertigungsaufträgen wird schriftlich festgehalten, welche Produkte in welcher Ausführung und Menge produziert werden.

Dazu stelle ich eine Liste der Produkte zusammen, die hergestellt werden sollen. Diese wird anschließend den Kollegen der alwitra Produktion zur Fertigung der Artikel übergeben.

Bei der Bedarfsermittlung wird geprüft, welche Materialien zu welchem Zeitpunkt benötigt werden. Dementsprechend werden diese zur Fertigung eingeplant.

Wenn bei der Bedarfsermittlung festgestellt wird, dass für die Fertigung bestimmte Rohstoffe, Hilfsstoffe oder Materialien fehlen, wird ein Bestellvorschlag ausgelöst. So wird dem Einkauf signalisiert, welche Stoffe, Materialien usw. bestellt werden müssen.

Auch hat man in der LET die Möglichkeit „Produktionseinblicke“ zu bekommen, indem man beispielsweise beim Verpacken hilft oder eigenen Schweißversuche startet.

Die Abteilung Objektbegleitung hat viele verschiedene Aufgaben.

Eine meiner täglichen Tätigkeit ist eine genaue Recherche von Objekten, welche danach in einer Objektdatenbank angelegt werden sollen. Die zugehörigen Vertriebs-Adressen muss ich überprüfen und in unserer Datenbank speichern.

Eine der Hauptaufgaben der Abteilung ist, ein Bauvorhaben in der Objektdatenbank zu erstellen und weitere Informationen zu dem Objekt zu finden und zu ergänzen.

Durch Recherche findet man verschiedene Infos, welche später wichtig für unsere Fachberater im Außendienst sein können. Mit den Außendienst Fachberatern bleiben wir dauernd in Kontakt. Telefongespräche und E-Mail ermöglichen uns einen Informationsaustausch. Wir unterstützen unsere Außendienstmitarbeiter und begleiten das Projekt bis zum  Abschluss.

Zu meinen Aufgaben gehört auch das Sichten von Ausschreibungesplattformen um für unser Unternehmen interessante Informationen an die zuständigen Fachberater zu senden.

Aufgaben im Bereich Arbeitsvorbereitung (AV)

Die Aufgaben als Auszubildender in der Abteilung Arbeitsvorbereitung sind abwechslungsreich, interessant und anspruchsvoll.

Die Arbeitsvorbereitung (AV) ist die Schnittstelle zwischen unserem Vertrieb und der Produktion.

Wenn im Vertrieb ein Auftrag geschrieben wird, dann kommt dieser im weiteren Verlauf in der AV an. Hier müssen die Fertigungsaufträge für unsere Produktion geschrieben werden, damit die Kollegen an den Maschinen wissen, wie viel sie von welchem Produkt fertigen müssen. Vorher muss die AV jedoch einen Arbeitsmaschinenplan erstellen, um die jeweiligen Fertigungsstationen optimal auszulasten.

Hierbei spielen mehrere Messpunkte eine große Rolle.

Einer unserer Orientierungspunkte ist die Kunststoffbeschichtungsanlage, wo unsere Aluminiumprodukte lackiert werden. Diese schafft pro Tag nur eine gewisse Anzahl an Produkten zu verarbeiten. Bei Farbwechsel benötigt die Anlage eine gewisse Zeit zum umrüsten. Wertvolle Zeit, die verloren geht. Daher macht es Sinn möglichst viele unserer Profile mit gleichem Farbton hintereinander zu lackieren.

Ein weiterer Orientierungspunkt ist unsere Kantbank, die alle unsere Profile kantet. Wenn diese nicht optimal ausgelastet ist, verlieren wir im gesamten Warenfluss Zeit und Geld. Die AV koordiniert und steuert die gesamte Produktion und sorgt bei optimaler Auslastung dafür, dass wir möglichst viele Produkte fertigen und an unsere Kunden verschicken können.